10 prós e contras da comunicação por e-mail nos negócios

O e-mail revolucionou a maneira como nos comunicamos. As mensagens podem ser enviadas para qualquer pessoa com um endereço de e-mail válido em qualquer lugar do mundo. Isso permite colaborações mais próximas, mesmo quando os trabalhadores podem estar a meio mundo de distância. É fácil de fazer, requer muito pouco treinamento e é econômico para a maioria das empresas hoje em dia, com várias opções de baixo custo disponíveis. Também pode ser demorado e limitar a produtividade em certas situações.

Quais são os prós e os contras da comunicação por e-mail nos negócios? Vamos dar uma olhada em alguns dos pontos-chave a serem considerados sobre o assunto.

Quais são as vantagens da comunicação por email nos negócios?

1. Várias pessoas podem fazer parte da conversa.

O e-mail pode ser como uma chamada em conferência, mas sem todo o “Você pode me ouvir agora?” perguntas que tendem a ser feitas. Você pode incluir vários endereços de e-mail, enviar cópias para as pessoas para mantê-las informadas ou até mesmo fazer cópias ocultas das pessoas, se necessário. É uma maneira fácil de garantir que uma equipe inteira receba as mesmas informações ao mesmo tempo.

2. Os e-mails podem ser enviados a qualquer momento.

Realmente não há limite de quanto tempo você pode enviar um e-mail. Se um pensamento lhe ocorrer na calada da noite, você pode entrar em sua conta de e-mail comercial e enviar uma mensagem para quem precisa saber.

3. Arquivos e imagens são fáceis de anexar a e-mails.

Projetos completos, com o software de compactação apropriado, podem ser facilmente enviados por e-mail. Isso torna mais fácil, mesmo para proprietários individuais, freelancers e outros contratados independentes, administrar um negócio potencialmente lucrativo, mesmo que trabalhem na mesa da sala de jantar. Contanto que não haja restrições de tamanho de arquivo, você pode enviar praticamente qualquer coisa para qualquer pessoa com uma conta de e-mail válida em qualquer lugar do mundo.

4. Você não precisa estar presente para receber e-mail.

Os e-mails aguardam as pessoas quando elas fazem login na sua conta. A conta recebe o e-mail e notifica o destinatário de que há uma mensagem em espera. Como geralmente leva menos tempo para ler um e-mail do que ouvir uma mensagem de voz, esse método de comunicação pode economizar algum tempo.

5. Você pode solicitar comprovante de recebimento.

Praticamente todos os programas de e-mail permitem que os remetentes solicitem comprovante de recebimento do e-mail enviado ou comprovante de abertura do e-mail.

Quais são as desvantagens da comunicação por email nos negócios?

1. O e-mail muitas vezes força os funcionários a realizarem várias tarefas ao mesmo tempo.

A multitarefa costumava ser uma força celebrada que os empregadores queriam que seus funcionários tivessem. Venha descobrir, multitarefa pode custar muito tempo às pessoas. Ocorre até 15 minutos de perda de produtividade cada vez que um trabalhador muda uma tarefa. Se esses trabalhadores responderem a um e-mail no meio de um projeto, mudar para o e-mail e depois voltar para o projeto pode resultar em uma perda líquida de 30 minutos.

2. O e-mail é uma maneira rápida de detectar um erro.

Cavalos de Tróia, vírus, malware – a lista de perigos potenciais que podem surgir em um único e-mail é enorme. Os golpes de phishing podem colocar suas informações confidenciais em risco. As informações financeiras podem ser roubadas e usadas rapidamente graças aos golpes realistas em uso hoje. Como esses riscos são grandes, algumas empresas limitam os anexos de e-mail e isso pode dificultar a condução dos negócios.

3. O e-mail pode estar desatualizado.

Serviços de compartilhamento de arquivos como o Dropbox permitem que grandes quantidades de dados sejam compartilhados por meio de um processo de download seguro. A videoconferência e outros métodos de comunicação face a face de locais remotos oferecem discussões mais profundas do que o e-mail pode fornecer. A composição de um e-mail pode ser facilmente mal interpretada. Por isso, as empresas podem depender menos desse método de comunicação porque ele não lhes economiza tempo como antes.

4. O e-mail pode ser facilmente abusado.

Sem restrições, muitas empresas descobrem que seus funcionários podem enviar vários e-mails para familiares e amigos em vez de fazer o trabalho para o qual foram contratados.

5. Nem todos os e-mails enviados podem ser um reflexo profissional da empresa.

Uma empresa com 100 funcionários pode ter 100 assinaturas diferentes enviadas para o mundo todos os dias. Nem todos os e-mails podem ter texto ou assinaturas que atendam aos requisitos profissionais. Basta um e-mail ruim para criar uma mensagem negativa da marca que se espalhe rapidamente.

Os prós e os contras da comunicação por e-mail nos negócios mostram que é um método tipicamente positivo de transferência de informações. Contanto que limites possam ser definidos para limitar os abusos desse método de comunicação, é muito provável que isso aumente os níveis de produtividade em várias áreas.