Uma folha de pagamento quinzenal não tem a estrutura rígida de uma programação de folha de pagamento semanal, quinzenal ou mesmo mensal. Essa flexibilidade permite que as despesas com salários se ajustem facilmente ao orçamento esperado para um rastreamento muito mais fácil. Isso também significa que a tarefa real de processamento da folha de pagamento não precisa ser forçada a certas janelas. Em troca, a quantidade de dinheiro disponível tende a ser mais precisa.
O que está em risco? Se você estiver mudando para um sistema de folha de pagamento quinzenal de um que tenha dias de pagamento específicos, existe a possibilidade de que alguns funcionários não recebam o salário esperado. Isso significa que eles podem não conseguir pagar sua hipoteca em dia, cuidar de suas contas e outras responsabilidades, ou sentir que estão sendo solicitados a trabalhar sem remuneração. Existem outros pontos-chave a serem considerados aqui também, então aqui está uma olhada nos prós e contras de uma folha de pagamento quinzenal para ter em mente.
As vantagens de uma folha de pagamento quinzenal
1. Torna o cronograma de pagamento muito mais fácil para o funcionário comum entender.
Se você paga aos funcionários a cada duas semanas ou uma vez por semana, a pergunta mais comum que provavelmente receberá é: “Quando eles nos pagarão na próxima vez?” Quando um sistema de folha de pagamento quinzenal é adotado, essas questões desaparecem porque os funcionários são pagos em um cronograma bastante regular. A maioria das empresas paga no 15º dia do mês e novamente no último dia útil.
2. Adapta-se a outras formas de folha de pagamento.
A folha de pagamento quinzenal pode ser agrupada com outros tipos de estruturas de pagamento para que as necessidades dos funcionários e da organização possam ser atendidas de forma eficaz. Freqüentemente, você descobrirá que organizações maiores podem ter uma programação quinzenal para funcionários em tempo integral, uma programação semanal para funcionários temporários e / ou em meio período e uma programação quinzenal para funcionários assalariados.
3. Auxiliar no fluxo de caixa das empresas.
Isso é especialmente verdadeiro para os pagamentos de benefícios que ocorrem em conjunto com os salários acordados. Um sistema que paga benefícios na terça-feira após as datas de pagamento quinzenais costuma ser a melhor estrutura porque elimina quase todos os feriados bancários existentes nos Estados Unidos. Em troca, você recebe consistência em seus pagamentos de benefícios, os funcionários sabem quando devem esperá-los e suas obrigações para com o IRS são muito mais fáceis de gerenciar.
4. Elimine o problema dos dias ímpares e dos anos bissextos que existem.
Outros sistemas de pagamento são forçados a se adaptar aos dias ímpares de um ano e aos dias ocasionais do próximo ano bissexto. A folha de pagamento quinzenal pode continuar sem ônus porque a estrutura está configurada para se adaptar a essas circunstâncias em mudança. Até a data final de pagamento de fevereiro, será o último dia útil do mês, seja 26 ou 29. Não importa e os funcionários ainda recebem sua remuneração integral pelas horas trabalhadas.
5. As pilhas são muito mais fáceis de calcular.
Se você paga benefícios semestrais, os benefícios contratados são bastante fáceis de implementar. Basta dividir o valor combinado por 24 e você saberá quanto terá que pagar a cada período da folha de pagamento. Isso significa que os custos gerais de processamento também são um pouco mais baixos porque, embora os problemas de conformidade possam às vezes ser complicados, um conjunto claro de políticas e procedimentos pode tornar fácil até mesmo os períodos de pagamento mais difíceis para todos gerenciarem dentro da organização.
Os contras de uma folha de pagamento quinzenal
1. Pode ser difícil de implementar nos momentos em que os funcionários não estão isentos.
A folha de pagamento quinzenal tende a funcionar melhor quando a maioria dos funcionários de uma organização é paga. Isso ocorre porque não existem regras de horas extras ou outras mudanças de salário por hora que precisam ser levadas em consideração. O pagamento é o mesmo para cada cheque de pagamento e a folha de pagamento torna-se muito mais fácil de processar porque não há pagamentos de período parcial que precisam ser emitidos. Para trabalhadores horistas, se o tempo não for registrado corretamente, isso pode afetar seu orçamento e dinheiro disponível.
2. Pode ser confuso para o funcionário.
Sempre haverá horas de fechamento quando as horas não forem mais lançadas para a folha de pagamento semestral. Esse horário limite pode ser confuso porque se alguém trabalhou 50 horas naquela semana, mas a hora extra veio após o horário limite, esse dinheiro extra não será emitido até a próxima folha de pagamento. Isso pode ser combatido de alguma forma com a inclusão de pagamentos transparentes e cronogramas de fechamento, mas não resolverá todos os problemas. Espere que quaisquer mudanças implementadas requeiram pelo menos 6 meses de suporte contínuo ao funcionário, no mínimo.
3. Os novos contratados podem ter que esperar várias semanas para receber seu primeiro salário.
Dependendo de quando as horas registradas são processadas, pode levar de 4 a 6 semanas antes que um novo contratado receba seu primeiro cheque de pagamento em uma programação de pagamento quinzenal. Muitas organizações pagarão no dia 15 pelas horas trabalhadas no período anterior [como no dia 16 no final do mês anterior]. Para um funcionário que começa no primeiro dia do mês, eles não seriam pagos até o final do mês.
4. As questões de conformidade devem ser sempre abordadas.
Quando a semana de trabalho é dividida, os ciclos de pagamento e as semanas de trabalho completas nem sempre coincidem. Isso torna difícil calcular os diferentes tipos de remuneração que um funcionário pode receber. Dependendo do pacote de benefícios, pode ser demorado a ponto de essa forma de folha de pagamento ficar mais cara do que qualquer outra. Os departamentos de contabilidade tendem a preferir pela flexibilidade na estrutura de nomeações, já que ao invés de 26 ou 27 períodos de pagamento para processar, você tem 24, mas o trabalho tende a se nivelar no final do ano.
5. Pode não ser permitido em sua jurisdição local.
Algumas leis locais podem exigir que os funcionários sejam pagos em uma data específica. Embora seja a frequência de folha de pagamento mais comum permitida nos Estados Unidos, o dia de pagamento final flutuante de cada mês pode ser algo que coloque sua organização fora de conformidade. Antes de implementar ou mudar para esta estrutura, certifique-se de que não haja restrições legais ou barreiras potenciais que você possa encontrar.
É importante considerar os prós e os contras de uma folha de pagamento quinzenal, mas com o tempo todos se acostumarão com a estrutura de pagamento implementada. Sempre haverá alguma rebelião se essa mudança acontecer com funcionários que estão acostumados com uma estrutura de remuneração diferente, então seja transparente sobre a necessidade de mudança e quais benefícios virão com essa mudança. Os funcionários podem então optar por aceitar a estrutura quinzenal ou começar a procurar um novo emprego.