O compartilhamento de informações tornou-se um componente fundamental de todo plano ou estratégia de negócios atual. Mesmo que os funcionários estejam localizados no centro de um escritório, arquivos grandes não podem ser enviados por uma conexão de e-mail sem algumas dificuldades. Como vocês compartilham essas limitações?
É aqui que o Dropbox for Business pode realmente ajudar. Faça upload de um arquivo, obtenha um link para esse arquivo e então qualquer pessoa poderá vê-lo. Aqui estão os prós e os contras do Dropbox for Business para pensar se você precisa de uma maneira mais fácil de compartilhar informações entre os funcionários.
Os benefícios do Dropbox para empresas
1. É um sistema rápido e fácil de implementar.
Tudo o que você precisa fazer é configurar sua conta e permitir que os funcionários tenham acesso a ela. Depois de fazer isso, enviar arquivos, criar pastas e até mesmo sincronizar arquivos entre computadores torna-se muito fácil de fazer. O que costumava levar horas para ser compartilhado, especialmente com arquivos muito grandes, agora pode levar apenas alguns minutos ou até segundos.
2. Você pode adicionar caixas de correio pessoais existentes a uma conta comercial.
Se você já tem o Dropbox instalado, como uma opção gratuita ou na opção Pro, você pode atualizá-lo para a opção Business. Isso permite que você acompanhe seus arquivos existentes sem se preocupar com várias contas, itens perdidos e outros problemas que parecem surgir quando a multiplicidade existe.
3. Quase todo mundo pode usar a interface.
O Dropbox for Business é literalmente um sistema de arrastar e soltar. Você pode instalar um arquivo na área de trabalho de um funcionário e, em seguida, tudo o que você precisa fazer é arrastar os arquivos que precisam ser carregados na nuvem para essa pasta.
4. Os administradores podem limitar o acesso a dados específicos.
Os membros da equipe podem ter acesso limitado para compartilhar itens com pessoas fora de uma equipe definida por meio do Dropbox. Os padrões podem ser instalados de forma que links e arquivos compartilhados sejam visíveis apenas para membros autorizados da equipe. Os links compartilhados também podem ser desabilitados diretamente no console de administração.
5. Uma senha definida pelo proprietário protege sua segurança.
Isso permite que o proprietário defina datas de expiração em qualquer informação que tenha sido compartilhada por meio da nuvem. Isso também significa que pessoas específicas podem ter acesso a arquivos e links ou que o acesso pode ser retirado se as circunstâncias mudarem. O sistema de senha torna muito fácil controlar a segurança de seus dados compartilhados.
Os contras do Dropbox para empresas
1. É uma solução bastante cara para o proprietário médio de uma pequena empresa.
As empresas devem comprar licenças de funcionários para o Dropbox ao usá-lo como uma solução de negócios. A avaliação é gratuita por 30 dias, mas, para apenas 5 usuários, o custo é de US $ 750 por ano. O custo também pode ser cobrado mensalmente, mas aumenta para US $ 75 por mês. Adicionar mais usuários adiciona mais a este custo.
2. Os resultados da pesquisa de texto completo foram inseridos recentemente.
Isso tornou o Dropbox um pouco mais fácil de usar ao pesquisar dados específicos. No entanto, ainda não é um sistema aperfeiçoado, o que significa que muitos usuários de negócios podem achar muito mais fácil pesquisar por nomes de arquivos, extensões ou seus metadados.
3. As lacunas nos relatórios são tratadas por terceiros.
O Dropbox se concentra no componente de compartilhamento de arquivos de seu serviço e é isso. Isso significa configurações de segurança, criptografia e conexões de repositório. Para preencher as lacunas que tendem a existir na segurança ou nas informações de relatório, como o quão cheio seu Dropbox pode estar, terceiros são usados para melhorar o produto. Isso significa que as empresas devem decidir se vale a pena correr o risco de ter mais organizações envolvidas no gerenciamento de seus dados.
4. Às vezes, pode ser difícil encontrar pastas ou arquivos.
O Dropbox não faz um ótimo trabalho de maximizar sua presença na tela. O aplicativo para smartphone e tablet é particularmente ruim para isso. O resultado final significa que há muito espaço vazio que pode ser usado para melhorar a maneira como os usuários navegam na interface. Pode ser muito difícil localizar algumas pastas e arquivos.
5. A segurança integrada é bastante limitada.
O Dropbox for Business não oferece configurações de segurança de subpasta. Medidas de prevenção de perda de dados podem ser implementadas, mas como terceiros estão envolvidos, pode levar mais tempo para implementar este sistema de compartilhamento. Esse é o tempo que algumas empresas podem não ter.
Esses prós e contras do Dropbox for Business mostram que esse sistema de compartilhamento foi projetado para ser abrangente, mas apenas quando o produto inclui recursos de terceiros. Isso pode aumentar os custos, adicionar complexidade aos seus dados, mas, eventualmente, permitir que os funcionários sejam mais eficientes. Considere esses pontos-chave hoje para determinar se o Dropbox é a solução para você.