17 vantagens e desvantagens de hospedar seu próprio e-mail

Muitos proprietários de pequenas empresas têm dificuldade em gerenciar seu e-mail comercial. Existem inúmeras opções disponíveis hoje, e algumas são tão diferentes que saber por onde começar pode ser um grande desafio. Você pode escolher usar um provedor de e-mail gratuito como Outlook ou Gmail, assinar um provedor de e-mail como um serviço por um custo mensal baixo ou hospedar seu próprio e-mail, se desejar.

A abordagem auto-hospedada é o método tradicional que as empresas usam para gerenciar sua comunicação profissional. Os pacotes de hospedagem são frequentemente trazidos por empresas de gerenciamento de topo de hoje, como a GoDaddy. Você também pode comprá-los independentemente, se já trabalhar com uma organização de hospedagem na web. Esta estrutura permite que você acesse seu cliente em seu computador através de qualquer sistema que você use atualmente.

Muitos provedores também oferecem a oportunidade de usar o acesso baseado na web para atender às suas necessidades de e-mail comercial.

Se você está se perguntando como começar a gerenciar suas comunicações corporativas com mais eficiência, aqui estão os prós e os contras de hospedar seu próprio e-mail a serem considerados.

Lista das vantagens de hospedar seu próprio e-mail

1. Oferece um nível mais alto de privacidade.

Ao decidir começar a hospedar seu próprio e-mail, você pode aproveitar a privacidade adicional que vem com o uso de um servidor de e-mail sob seu controle. Você não depende mais dos processos de segurança de fornecedores externos porque tudo fica sob sua supervisão. Embora você possa precisar fornecer ao seu host da web uma pequena taxa para incluir este serviço em sua presença online, é uma maneira fácil de adicionar outra camada de proteção aos seus hábitos de comunicação.

2. Às vezes, você pode obter essa opção gratuitamente.

Muitos provedores de hospedagem na web oferecem a opção de hospedar seu próprio e-mail gratuitamente. Você pode acessar essa opção por meio do seu painel ou painel de maneira semelhante ao que um e-mail como serviço ou opção pública fornece ao usuário médio. Embora existam alguns aspectos técnicos dessa opção que você pode precisar aprender, o processo é relativamente simples. Se você sabe como usar um computador muito bem, então você pode descobrir como usar este sistema para suas necessidades de comunicação.

3. Permite que você crie contas de e-mail de qualquer tamanho que desejar.

Por ser você quem configura e gerencia seu próprio e-mail, você tem a flexibilidade e o controle para projetá-lo da maneira que melhor se adapte às suas necessidades. Como você não está pagando pelo armazenamento com hospedagem interna de e-mail, pode criar contas do tamanho que desejar para as suas necessidades. Também é muito mais fácil adicionar novas contas ao seu sistema, configurar vários domínios e criar uma identidade que as pessoas associarão à sua marca em vez de a um provedor terceirizado. Dizer às pessoas para enviar um e-mail para o seu endereço do Hotmail (algumas pessoas ainda o possuem!) Não comunica o mesmo nível de profissionalismo de mandar uma mensagem para o seu domínio específico.

4. Existe apenas um login que você precisa lembrar.

Quando você decide hospedar seu próprio e-mail, há apenas um conjunto de credenciais que você precisa lembrar para acessar este serviço. Você não precisa se preocupar em conceder acesso a outras pessoas porque pode atribuir a elas contas que podem ser personalizadas. Você terá um único painel de controle para usar que permitirá que você gerencie suas necessidades de comunicação interna e externa de forma muito eficiente. Embora haja desafios a serem enfrentados com essa opção, a maioria das pessoas acha que geralmente torna sua vida mais fácil, especialmente se puderem encaminhá-la para um serviço de acesso à web existente, como o Outlook.

5. Requer apenas uma equipe de suporte para fins de solução de problemas.

Mesmo que você decida terceirizar suas necessidades de hospedagem de e-mail porque não consegue descobrir, hospedar suas próprias necessidades permite que você reduza sua exposição a apenas uma equipe. Você descobrirá que as agências que podem ajudá-lo a configurar este serviço podem aprimorar sua intranet, fornecer outros recursos de TI e fornecer a você uma única porta de chamada sempre que você tiver uma pergunta que requeira uma resposta.

6. Os tempos de resposta são mais rápidos.

Quando você trabalha com sua própria equipe, significa que você tem a capacidade de fazer atualizações ou melhorias sempre que desejar. Essa estrutura dá a você a oportunidade de aproveitar as novas tecnologias sempre que estiverem disponíveis quando você estiver hospedando seu próprio e-mail. O único requisito para aproveitar esse benefício é a disponibilidade de recursos quando se trata de implantação.

7. Suas possibilidades de personalização são infinitas.

Quando o e-mail está em seu próprio servidor, você pode configurar suas limitações e recursos quase infinitamente. O céu é realmente o limite do que você pode hospedar ao escolher essa opção em vez de algo como e-mail como serviço. Ele ainda lhe dá a oportunidade de aproveitar os preços dos serviços públicos para que você não seja cobrado pela largura de banda ou pelo tráfego que não consome a cada mês. Existem até oportunidades para escolher entre diferentes opções de recuperação de desastres, economizando também em custos de backup de longo prazo.

8. Evita que você perca seus serviços de hospedagem na web e de e-mail simultaneamente.

Quando você decide hospedar seu e-mail automaticamente, está criando uma camada de separação entre o seu site e a comunicação corporativa. Se o seu serviço de e-mail estiver vinculado ao servidor da web e ele cair por algum motivo, você perderá os dois até que o serviço seja restaurado. Embora isso possa não parecer um problema crítico no início, a IX Webhosting já teve uma interrupção prolongada que durou mais de duas semanas em 2012 para alguns consumidores. O que aconteceria com sua empresa se você perdesse o acesso ao seu e-mail e site durante esse período?

9. Livre-se das outras empresas que tentam escanear seu e-mail.

Embora seja aconselhável usar um provedor de e-mail em vez de configurar cerveja no servidor da web, ele não será vítima das intrigas (legais e ilegais) que ocorrem em sites como o Gmail, onde o provedor pode ser forçado a entregar suas mensagens, sem notificá-lo do que está acontecendo. Os servidores privados não são vulneráveis ​​a esse problema porque as informações estão sob seu controle. Se o governo quiser controlar sua comunicação, deve vir até você com um mandado de busca ou intimação.

Lista das desvantagens de hospedar seu próprio e-mail

1. Existem apenas algumas opções baseadas na web disponíveis.

Se você deseja acessar seu e-mail auto-hospedado, existem apenas algumas opções disponíveis que fornecerão um serviço baseado na web hoje. Isso significa que suas opções são limitadas ao tentar se comunicar com clientes, fornecedores e distribuidores. Você precisará ter acesso direto à sua presença online para obter os itens que estão em sua caixa de entrada, o que às vezes não é uma possibilidade se você trabalhar remotamente.

2. Não oferece o mesmo nível de filtragem de spam.

Quando você começar a se comunicar com outras pessoas por meio de seu e-mail comercial, descobrirá que a maioria das opções de auto-hospedagem não oferece os mesmos níveis de controle de spam e phishing que você descobriria com outras formas deste serviço. Qualquer coisa enviada para você pode acabar na sua caixa de entrada. Os provedores que oferecem essa opção vão cobrar mais por tê-la incluída em sua estrutura. É por isso que muitas empresas preferem usar uma opção de e-mail como serviço em vez de hospedar o seu próprio.

3. Há uma ampla gama de valores de confiabilidade e tempo de atividade no setor.

As diferenças entre o tempo de inatividade e a confiabilidade podem ser grandes se você estiver pensando em hospedar seu próprio e-mail. Existem alguns provedores que são muito melhores do que outros neste setor, mas apenas alguns podem competir um pouco com as opções de e-mail como serviço ou produtos de uso público. Você pode descobrir que acessar seu e-mail ou enviar mensagens se torna um desafio se a confiabilidade dessa opção for questionável. Você pode desfrutar de mais privacidade porque esse serviço está no seu serviço de e-mail, mas essa vantagem será negada se você não puder enviar e-mails.

4. Pode oferecer desafios de imigração a serem considerados.

Se você está tentando migrar seu e-mail ao trocar de servidor web e está hospedando o seu, então pode ser um desafio excepcional concluir esta tarefa. Você pode achar que é mais fácil baixar um registro de suas mensagens ou salvá-las como uma cópia impressa do que transferir tudo. Esse processo pode dar a você um novo começo, mas às vezes não é isso que o proprietário de uma pequena empresa deseja receber.

5. Requer que você conheça o lado técnico do envio de um e-mail.

Embora haja muitas pessoas que estão cientes dos processos técnicos que ocorrem ao enviar um e-mail, a pessoa comum tende a adotar uma abordagem de apontar e clicar. Se você decidir usar um serviço auto-hospedado, você precisa saber o que é necessário para configurar o sistema para atender às suas necessidades específicas. Esse processo pode levar muito tempo para ser concluído em comparação com produtos como o Google Apps for Work, que ajudam você a criar uma estrutura de e-mail como serviço.

6. É frequente a necessidade de atualizar o seu software de segurança.

Quando você decidir começar a hospedar seu próprio e-mail, é sua responsabilidade manter a segurança do sistema. Os hackers ainda podem tentar acessar o sistema se você conectá-lo à Internet para enviar mensagens. Isso significa que parte do dinheiro que você pode economizar mantendo coisas dentro de casa é consumida devido à necessidade de atualizar o software que o mantém protegido. Você também tem a responsabilidade de garantir que seja feito backup de tudo e que armazene seus dados em um local seguro.

Se, em vez disso, você usou um provedor para o seu e-mail, o provedor terceirizado seria responsável por todas as atualizações do seu serviço. Eles cuidariam da segurança em seu nome. Você também receberá atualizações de software automaticamente, em vez de ter que instalá-las em seu local ao iniciar.

7. Você terá custos adicionais em que pensar que algumas empresas ignoram.

Se você decidir hospedar seu próprio e-mail, deverá considerar a despesa de um servidor ao gerenciar essa ferramenta de comunicação internamente. Você também precisará investir em eletricidade e outros requisitos de serviços públicos que podem ser necessários para hospedar suas mensagens como uma organização. Há momentos em que pode ser necessário adicionar largura de banda, o que significa que outro custo afetará seu orçamento. A menos que você planeje fazer todo o trabalho por conta própria, precisará contratar uma equipe dedicada de especialistas ou terceirizar este serviço para um provedor de confiança como uma forma de proteger a integridade do seu sistema. Se algo der errado, é sua equipe a responsável por resolver o problema.

8. Pode haver problemas de responsabilidade.

Se você estiver hospedando seu próprio e-mail, é você quem é o responsável pelo que acontece com seu servidor. Muitos proprietários de empresas descobrem que é muito mais fácil demitir um fornecedor do que seus funcionários. Mesmo que você contrate um fornecedor terceirizado, a decisão é sua que depende da experiência produzida. Isso significa que, se ocorrer um problema, você poderá encontrar muitas pessoas levantando as mãos para dizer: “Não é minha culpa!” Isso o deixa com um problema a resolver e potencialmente sem maneira de fazê-lo.

Os prós e contras de hospedar seu próprio e-mail tentam equilibrar a privacidade e a conveniência de trabalhar com seu servidor de e-mail com um serviço que pode fornecer muitos desses serviços em seu nome. Se você está confiante em suas habilidades no lado técnico das coisas, faz todo o sentido usar um plano de auto-hospedagem. Quando sua preferência é apontar e clicar em e-mail, uma solução diferente pode fornecer melhores resultados.