No mundo da intranet, as regras do SharePoint. Ele desempenha um papel dominante em algumas das maiores empresas hoje, o que significa que muitos funcionários o utilizam como uma experiência de intranet. Se você já o usou no passado, pode ter se sentido como os muitos que acreditavam que as desvantagens do SharePoint superavam os poucos benefícios que ele oferecia. No entanto, com as atualizações que a Microsoft fez neste sistema, existem alguns prós e contras adicionais a serem avaliados.
As vantagens do SharePoint
1. Oferece acessibilidade à nuvem.
Isso permite que os usuários da intranet sejam mais colaborativos entre si em termos de documentação. Os itens podem ser carregados para a nuvem por meio do portal da intranet, podem ser acessados por usuários autorizados e podem ser salvos por outros usuários novamente quando necessário. O resultado final é o aumento da produtividade dentro da organização, enquanto o número de documentos impressos pode ser reduzido.
2. Existem funções de acesso móvel.
A versão 2010 do SharePoint deveria ter enormes recursos móveis e não atingiu seus objetivos. As expectativas discutidas em 2010 finalmente foram atendidas com a última versão desta intranet. O acesso móvel experiente foi aprimorado drasticamente para que os funcionários possam acessar os dados de que precisam, onde quer que estejam. Ele ainda permite que os usuários acessem a intranet, mesmo quando estão em campo.
3. Existem opções de mídia social disponíveis.
Nas versões anteriores do SharePoint, praticamente não havia opções de mídia social disponíveis. Isso foi corrigido com a versão mais recente, o que permite que os funcionários interajam mais facilmente entre si. Grupos, equipes e pessoas-chave podem ser vinculados uns aos outros através da intranet para que a documentação, mensagens ou necessidades possam ser transmitidas mais rapidamente.
4. Permite integração com o MS Office.
Hoje, muitas empresas usam produtos de software MS Office para atender às suas necessidades de gerenciamento. Ao contrário de outras plataformas de intranet, as ferramentas criadas e salvas por meio do MS Office são instantaneamente compatíveis com o SharePoint. Há também a inclusão de lojas de aplicativos nesta solução de intranet, que oferece a oportunidade de ter aplicativos personalizados que personalizam a experiência do usuário para o negócio.
5. É mais fácil marcar do que nunca.
Embora a Microsoft desaconselhe certas alterações na plataforma, a capacidade de adicionar marca ao design principal é bastante fácil de fazer. Também é fácil alterar a aparência das páginas da intranet se você não estiver tão interessado na experiência clássica em preto e branco que o SharePoint normalmente oferece. Isso cria uma melhor aparência do produto final que pode criar uma melhor recepção geral para aqueles que o utilizam para suas necessidades de trabalho.
6. As opções de segurança são muito melhores.
A Microsoft melhorou muito os protocolos de autenticação e autorização no SharePoint para que o acesso do usuário possa ser totalmente individualizado. Isso significa que os funcionários podem ter acesso a todas as áreas da intranet de que precisam e nada de que não precisem. Mesmo os usuários que são bastante proficientes em alterar seus níveis de acesso terão dificuldade em chegar onde não pertencem, graças às melhorias que foram feitas nesta área.
Os contras do SharePoint
1. Existem advertências contra a personalização.
O SharePoint pode ter adicionado opções de personalização para aqueles que implementam este sistema de intranet, a Microsoft fortemente desencoraja que isso aconteça. A facilidade de personalização com layouts personalizados, especialmente da perspectiva da página inicial, pode ajudar as empresas a adaptar melhor sua experiência de intranet para funcionários individuais. Só não diga à Microsoft se você planeja fazer isso e se planeja ter alguns erros imprevistos se as opções de layout forem alteradas.
2. As opções de pesquisa requerem muita personalização interna.
A maioria das pessoas que usa o SharePoint ficará muito decepcionada com a experiência de pesquisa. Em comparação com a rapidez com que as pessoas podem encontrar arquivos perdidos em um PC comum hoje em dia, pesquisar na intranet é, na melhor das hipóteses, difícil. Os profissionais de TI internos também devem gastar muito tempo personalizando a plataforma para torná-la útil, o que geralmente é um custo imprevisto. Para as empresas sem ajuda de TI, o custo de terceirizar a necessidade ou contratar alguém pode ser uma despesa inesperadamente alta.
3. As redes sociais são separadas do resto da intranet.
Para compartilhar via intranet ou obter atualizações, os usuários devem navegar fora da intranet principal para ler suas fontes de notícias ou acessar seus sites preferidos. A experiência do usuário nesta área pode ser difícil na melhor das hipóteses e não funcional na pior, o que significa que os benefícios vistos na experiência social geralmente requerem um treinamento extensivo para que os trabalhadores médios entendam como acessá-los. É melhor do que nada, mas ainda pode ser melhorado drasticamente.
4. Não há mais suporte para funções de site público.
Para clientes novos no SharePoint, eles enfrentarão um problema único. Não há mais suporte para sites públicos por meio desta plataforma de intranet. Isso significa que os novos usuários são forçados a recorrer a um provedor externo para atender a essa necessidade e, na melhor das hipóteses, a qualidade desse provedor local pode ser questionável. O custo imprevisto dessa mudança também pode ser bastante problemático para algumas pequenas empresas. Para algumas pequenas empresas, isso pode até mesmo se tornar um obstáculo.
5. Os aplicativos disponíveis são difíceis de usar e costumam ser isolados e difíceis de manejar.
De muitas maneiras, adicionar aplicativos ao SharePoint parece uma reflexão tardia, e não parte das atualizações de design. É como se alguém dissesse: “Todo mundo está usando aplicativos com suas plataformas em nuvem, então provavelmente também deveríamos.” O resultado final é que é muito trabalhoso fazer algo além do básico com essa solução de intranet e isso pode dificultar o uso de algumas pequenas empresas.
6. Não pode ser implantado em um ambiente pequeno.
Se você tiver um pequeno ambiente de intranet, terá 100% de garantia: não poderá usar todos os recursos do SharePoint. Você precisará ter um servidor de fluxo de trabalho separado e um servidor OWA separado para aproveitar o que esta solução tem a oferecer. Há um grande potencial de proliferação que não é gerenciado se a governança e o planejamento de uma instalação do SharePoint não forem considerados cuidadosamente.
Os prós e contras do SharePoint mostram que essa solução de intranet da Microsoft já percorreu um longo caminho na última década. Tornou-se uma ferramenta muito útil, em vez de algo mais frustrante do que qualquer outra coisa. As desvantagens mostram que ainda há trabalho a ser feito, mas no geral está muito melhor do que nunca e é ideal para empresas de grande e pequeno porte.